سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی چیست؟
در عصر دیجیتال، تحولات فناوری تمامی جنبه‌های زندگی بشر از جمله نظام‌های مالی و مالیاتی را تحت تأثیر قرار داده است. یکی از این تحولات، پیاده‌سازی سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی است که به عنوان گامی بلند در راستای دیجیتالی‌سازی فرآیندهای مالیاتی محسوب می‌شود. این سامانه با هدف تسهیل فرآیند ارائه دفاتر تجاری قانونی توسط مودیان مالیاتی و افزایش شفافیت در نظام مالیاتی طراحی شده است.
سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی چیست ؟
سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی ، سامانه ای کلیه اشخاص حقوقی و حقیقی که بر اساس قانون موظف به پلمپ دفاتر تجاری قانونی هستند، امکان بارگذاری الکترونیکی دفاتر تجاری خود را می‌دهد. این سامانه با حذف فرآیندهای فیزیکی و کاغذی، تحولی اساسی در نظام مالیاتی کشور ایجاد کرده است.
در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی در راستای اجرای مفاد بند ج ماده 4 قانون برنامه هفتم توسعه جمهوری اسلامی ایران طراحی و پیاده‌سازی شده است. قانونگذار با درک ضرورت تحول در نظام مالیاتی، الزام به الکترونیکی‌کردن دفاتر تجاری را در دستور کار قرار داده است.
کاربران سامانه دفترینو
مشمولان استفاده از سامانه شامل دو گروه اصلی می‌شوند:
1. اشخاص حقوقی: کلیه شرکت‌ها، مؤسسات و سازمان‌های دولتی و غیردولتی
2. اشخاص حقیقی: کلیه تجار، صاحبان مشاغل و فعالان اقتصادی که بر اساس قانون تجارت موظف به نگهداری دفاتر تجاری قانونی هستند.
بر اساس ماده 95 قانون مالیات های مستقیم :
صاحبان مشاغل موضوع این فصل موظفند دفاتر و یا اسناد و مدارک حسب مورد را که با رعایت اصول و ضوابط مربوط از جمله اصول و ضوابط مربوط به تنظیم دفاتر تجاری موضوع قانون تجارت در خصوص تجار تنظیم می‌گردد برای تشخیص درآمد مشمول مالیات، نگهداری و اظهارنامه مالیاتی خود را بر اساس آنها تنظیم کنند.
آیین‌نامه اجرائی مربوط به نوع دفاتر، اسناد و مدارک و روشهای نگهداری آنها اعم از ماشینی(مکانیزه) و دستی و نمونه اظهارنامه مالیاتی با توجه به نوع و حجم فعالیت حسب مورد برای مودیان مذکور و نیز نحوه ارائه آنها برای رسیدگی و تشخیص درآمد مشمول مالیات به مراجع ذی‌ربط، حداکثر ظرف مدت شش ماه از تاریخ لازم‌الاجراء شدن این قانون (1/1/1395) توسط سازمان امور مالیاتی کشور تهیه می‌شود و به‌تصویب وزیر امور اقتصادی و دارایی می‌رسد
ساختار و قالب و الزامات فنی فایل اکسل دفاتر تجاری الکترونیکی
یکی از محوری‌ترین بخش‌های سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، قالب استاندارد فایل اکسل است که مودیان موظف به تکمیل و بارگذاری آن هستند. این فایل باید شامل مبلغ سند در بازه زمانی دوره مالی باشد و با اطلاعات دفتر روزنامه مطابقت کامل داشته باشد.
اقلام اطلاعاتی الزامی
فایل اکسل می‌بایست شامل ستون‌های زیر به ترتیب مشخص شده باشد:
- شماره سند :شناسه سند که به ازای هر سند حسابداری ایجاد می گردد
- کد حساب کل: شناسه عددی حساب کل در سیستم حسابداری
- عنوان حساب کل: نام توصیفی حساب کل
- کد حساب معین: شناسه عددی حساب معین زیرمجموعه حساب کل
- عنوان حساب معین: نام توصیفی حساب معین
- مبلغ بدهکار (ریال): مبلغ بدهکار به ریال
- مبلغ بستانکار (ریال): مبلغ بستانکار به ریال
- تاریخ سند: تاریخ وقوع رویداد مالی
- تاریخ سند : شرح سند که نباید بیشتر از 255 کارکتر باشد
دستورالعمل جامع تکمیل فایل
برای جلوگیری از خطا و رد فایل توسط سامانه، رعایت دقیق دستورالعمل تکمیل فایل الزامی است:
1. ساختار فایل اکسل دفاتر قانونی الکترونیکی
- · اطلاعات باید فقط در یک شیت (Sheet) اکسل قرار گیرد.
- · عنوان و ترتیب ستون‌ها باید دقیقاً مطابق با قالب تعیین شده توسط سامانه باشد.
- رکورد اطلاعاتی مربوط به یک سند مشخص، باید شماره سند و شرح سند یکسان داشته باشند
- · ستون‌های مبلغ بدهکار و بستانکار باید صرفاً شامل مقادیر عددی باشند.
- · جمع مقادیر ستون مبلغ بدهکار بایستی با جمع مقادیر ستون مبلغ بستانکار برابر باشد
- · برای فایل‌های حاوی بیش از 1000 رکورد، باید از فرمت CSV استفاده شود.
- · فرمت تاریخ باید دقیقاً به شکل YYYY/MM/DD باشد. مثال: 1404/02/23
- · تاریخ سند حسابداری هر سطر باید در محدوده بازه زمانی دوره مالی قرار داشته باشد.
فرآیند بارگذاری در سامانه
فرآیند بارگذاری فایل در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی شامل مراحل زیر است:
1. دانلود قالب استاندارد از سامانه
2. تکمیل فایل اکسل مطابق با دستورالعمل‌ها
3. ورود به سامانه و انتخاب گزینه بارگذاری
4. آپلود فایل و بررسی اعتبارسنجی اولیه
5. تأیید نهایی و دریافت کد رهگیری
مزایای استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی دفترینو
استقرار این سامانه مزایای متعددی برای ذی‌نفعان به همراه دارد:
برای مودیان مالیاتی:
· کاهش هزینه‌ها (حذف هزینه‌های چاپ و صحافی)
· صرفه‌جویی در زمان (حذف مراجعات فیزیکی)
· دسترسی 24 ساعته به سامانه
· کاهش خطاهای انسانی با اعتبارسنجی خودکار
برای سازمان امور مالیاتی:
· افزایش شفافیت مالیاتی
· سهولت در رسیدگی به پرونده‌ها
· کاهش حجم اسناد کاغذی
· افزایش دقت در بررسی دفاتر تجاری
نرم‌افزار دفترینو: راهکاری جامع برای دفاتر تجاری الکترونیکی
در این میان، نرم‌افزار دفترینو به عنوان یکی از کامل‌ترین و بهترین راهکارهای نرم‌افزاری در این حوزه مطرح است. این نرم‌افزار با ویژگی‌های منحصر به فرد خود، فرآیند آماده‌سازی و بارگذاری دفاتر تجاری قانونی را به شدت تسهیل کرده است.
قابلیت‌های کلیدی دفترینو:
· امکان تهیه فایل اکسل مطابق با استاندارد سازمان امور مالیاتی
· اعتبارسنجی هوشمند داده‌ها قبل از بارگذاری
· پشتیبانی از کلیه اقلام اطلاعاتی مورد نیاز سامانه
· گزارش‌گیری پیشرفته و تحلیل گردش‌های مالی
· به‌روزرسانی خودکار متناسب با تغییرات سامانه
چالش‌ها و راهکارها
اگرچه سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی گام بزرگی در دیجیتالی‌سازی فرآیندهای مالیاتی محسوب می‌شود، اما با چالش‌هایی نیز همراه است:
چالش‌های فنی:
· عدم کنترل داده های تکراری
· عدم آشنایی برخی کاربران با فناوری‌های جدید
· به روز نبودن مطابق سیستم های روز دنیا
راهکارهای پیشنهادی:
· آموزش گسترده به کاربران
· توسعه راهکارهای نرم‌افزاری مانند دفترینو
· بهبود زیرساخت‌های فنی سامانه
· اعمال تدریجی الزامات برای پذیرش بهتر
آینده سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
با توجه به روند جهانی دیجیتالی‌سازی نظام‌های مالیاتی، انتظار می‌رود سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی در آینده نزدیک تحولات زیر را تجربه کند:
· اتصال مستقیم نرم‌افزارهای حسابداری به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
· پذیرش سایر فرمت‌های داده به جز اکسل
· توسعه سامانه‌های هوشمند تحلیل خودکار داده‌های مالی
· یکپارچه‌سازی با سایر سامانه‌های دولتی
نتیجه‌گیری
سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی تجاری به عنوان یکی از ارکان تحول دیجیتال در نظام مالیاتی ایران، با حذف فرآیندهای دستی و کاغذی، گامی بلند در راستای شفاف‌سازی و افزایش کارایی برداشته است. هرچند استقرار کامل این سامانه نیازمند فرهنگ‌سازی، آموزش و توسعه زیرساخت‌هاست، اما بدون شک آینده نظام مالیاتی کشور به شدت تحت تأثیر این تحول دیجیتال قرار خواهد گرفت. در این میان، راهکارهای نرم‌افزاری مانند دفترینو با ساده‌سازی فرآیندها، نقش تسهیل‌گر این تحول را ایفا می‌کنند..